Digitale Zeiterfassung: Pflicht für Unternehmen – und wie Sie diese richtig umsetzen

Die Zeiterfassungspflicht für Betriebe ist in Deutschland lange etabliert – doch durch neue Urteile und Gesetze ergeben sich regelmäßig Änderungen im Detail. Basis für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sind das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz. Die wichtigsten Punkte haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Mit der GSN-Zeiterfassung auf der sicheren Seite

Das GSN-Zeiterfassungssystem erlaubt die Arbeitszeit-Buchungen bequem per Terminal oder Weboberfläche. Auch eine Zeiterfassung-App wird angeboten, um eine mobile Lösung zu ermöglichen. Das System erfasst alle Daten zentral und erlaubt nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten sowie interne Auswertungen, sondern auch den Export an externe Systeme wie DATEV.

Auch die Kompatibilität zu Apple Mac-Geräten ist gegeben. Diverse Schnittstellen erlauben etwa den Import aus Fremdsystemen oder Excel-Dateien, eine Integration in Outlook und elektronische Kalendersysteme und vieles mehr.

GSN Terminal-Lösungen

Es stehen verschiedene Lösungen zur Erfassung der Mitarbeiter-Zeiten zur Verfügung. Neben den Web- und App-Lösungen gibt es

• ein Fingerprintterminal für die Zeiterfassung per Fingerabdruck.
• ein BDE- / PoE-Terminal mit Touch-Grafik-Display – optional ebenfalls mit Fingerabdruck-Erkennung.

Wir von GSN unterstützen Sie gerne bei der Wahl der richtigen Geräte und setzen die Einrichtung in Ihrem Betrieb für Sie um – gesetzeskonform und auf Ihre individuellen Ansprüche angepasst.

Zeiterfassungs-Pflicht 2024: Was kommt auf Betriebe zu?

Nach Urteilen des Europäischen Gerichtshofes stehen 2024 neue Gesetzesänderungen an. Bereits seit 2022 müssen Unternehmen die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Mit den neuen Änderungen tritt für die meisten Unternehmen vor allem eine Pflicht zur digitalen Erfassung an. Es gibt jedoch Ausnahmen: Nicht jedes Unternehmen wird tatsächlich betroffen sein.

Zeiterfassung: Mitarbeiter-Anzahl ist entscheidend

Die digitale Zeiterfassungs-Pflicht trifft nur Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern. Kleinere Betriebe sind von den neuen Gesetzen also explizit ausgenommen. Gerade für wachsende Unternehmen, die sich dieser Schwelle bereits nähern, macht es jedoch Sinn, frühzeitig entsprechende Systeme einzurichten. So bleibt genügend Zeit, die für die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten notwendigen Prozesse innerbetrieblich zu etablieren.

Betriebsstätte in Deutschland ist Voraussetzung

Ausländische Unternehmen ohne eigene Betriebsstätte in Deutschland sind ebenfalls von den neuen Pflichten ausgenommen. Dies gilt allerdings nur, wenn diese weniger als zehn Mitarbeiter nach Deutschland entsenden.

Ausnahmeregelungen und Tarifverträge

Ausnahmen über die oben genannten hinaus können auch von Tarifvertragsparteien vereinbart werden. In einem Tarifvertrag oder einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung

können verschiedene Optionen festgelegt werden, um auf die unterschiedlichen Situationen in bestimmten Branchen oder einzelnen Betrieben sinnvoll einzugehen.

Zudem soll es Ausnahmeregelungen in der Zeiterfassung geben, wenn “die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder von den Arbeitnehmern selbst festgelegt werden kann.“ Der Nachweis hierfür wird im Einzelfall allerdings vermutlich schwierig werden.

Möglichkeiten und Pflichten der elektronischen Zeiterfassung

Um eine rechtskonforme digitale Zeiterfassung sicherzustellen, gibt es verschiedene Erfassungsmethoden. Diese haben jeweils verschiedene Vor- und Nachteile:

• Zeiterfassungsgerät: Mit einem Zeiterfassungsterminal oder ähnlichen Geräten ist eine präzise und automatische Erfassung möglich. In vielen Fällen ist auch die Anbindung an Zugangs- und Kontrollsysteme in Betrieben umsetzbar.
• Apps und Web-basierte Erfassung: Diese Lösungen ermöglichen den Zugang etwa vom Home Office oder unterwegs und bieten somit hochgradige Flexibilität. Auch eine Integration in bestehende Arbeitsprozesse ist in der Regel leicht umgesetzt.
• Tabellenkalkulationsprogramme: Mit Software wie Excel ist ebenfalls eine digitale Zeiterfassung möglich. Die Gefahr sind hierbei Fehler in der Zeiterfassung, für die unter Umständen der Arbeitgeber verantwortlich gemacht werden kann.

Die Zeiterfassung kann vom Arbeitgeber selbst erfolgen oder an einen Dritten delegiert werden – auch an den Arbeitnehmer selbst. Wichtig ist allerdings, dass der Arbeitgeber dennoch für die korrekte Erfassung verantwortlich ist. Eine Einweisung des Mitarbeiters in die Erfassungsmethoden sowie regelmäßige Kontrollen sind verpflichtend.

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung

Bei der in vielen Betrieben üblichen Vertrauensarbeitszeit hat der Arbeitnehmer selbst die Kontrolle über die Arbeitszeit. Auch hier muss der Arbeitgeber jedoch Maßnahmen etablieren, um sicherzustellen, dass eventuelle Verstöße gegen die gesetzlichen Anforderungen und insbesondere die vereinbarte Arbeitszeit erkannt werden.

Übergangsfristen

Nach aktuellem Stand gelten für die neuen Gesetzesregelungen die folgenden Übergangsfristen:

• Für Arbeitgeber ab 250 Arbeitnehmern: ein Jahr Mindestübergangszeit
• Für Arbeitgeber mit 50-249 Arbeitnehmern: zwei Jahre Mindestübergangszeit 
• Für Arbeitgeber mit weniger als 10-49 Arbeitnehmern: fünf Jahre Mindestübergangszeit

Digitale Zeiterfassung: Was muss erfasst werden?

Bei der digitalen Zeiterfassung genügt es nicht, die reine Dauer der Arbeitszeit zu erfassen. Vielmehr müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers präzise und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die Zeiterfassung muss zudem am jeweiligen Tag erfolgen. Es genügt also nicht, alle Daten etwa am Ende einer Woche in einer Tabelle nachzutragen. Auch aus diesem Grund ist eine Arbeitszeiterfassung in Systemen wie Excel nicht unbedingt empfehlenswert.

Digitale Zeiterfassung: Pflicht rechtskonform umsetzen mit GSN als Partner

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung darstellt und insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen kann. Wenn Sie die elektronische Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, wenden Sie sich bei weiteren Fragen gerne an unsere Mitarbeiter. Als Spezialist für Gebäudesicherheit, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle gehört GSN zu den Top-Unternehmen der Branche mit fast 25 Jahren Erfahrung.